Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Zgodnie z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych1 – dalej nazywanego RODO - chcemy przekazać Państwu następujące informacje:

1. Administrator danych.
Administratorem danych osobowych jest PLETTAC DISTRIBUTION sp. z o.o. z siedzibą w Ostrzeszowie, ul. Kościuszki 31, 63-500 Ostrzeszów, nazywana dalej „Administratorem”. Administrator decyduje o tym, w jaki sposób Państwa dane będą wykorzystane i zabezpieczone oraz realizuje Państwa uprawnienia wynikające z RODO.

Mogą Państwo skontaktować się z Administratorem w następujący sposób:
- wysyłając wiadomość na adres e-mail: ado@plettac.com.pl,
- osobiście w jego siedzibie albo
- wysyłając list na adres: PLETTAC DISTRIBUTION Sp. z o.o., ul. Kościuszki 31, 63-500 Ostrzeszów.

2. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych.
Administrator przetwarza Państwa dane osobowe w następujących celach:
a) zawarcia i wykonania umowy oraz kontaktowania się z Państwem w sprawach związanych z umową (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
b) przyjęcia i rozpatrzenia ewentualnych reklamacji oraz realizacji Państwa uprawnień z tytułu rękojmi (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
c) wypełniania obowiązków podatkowych i rachunkowych, w tym wystawiania i przechowywania faktur VAT oraz prowadzenia wymaganej dokumentacji księgowej (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit. c) RODO: obowiązek wynikający z przepisów podatkowych oraz z ustawy o rachunkowości3);
d) informowania Państwa o swojej ofercie (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO: prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest promocja oraz marketing bezpośredni); informacje handlowe kierowane do osób fizycznych drogą elektroniczną lub telefonicznie będą przekazywane po uzyskaniu zgody (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO); dane osobowe będą wykorzystywane w celach marketingowych do momentu zgłoszenia sprzeciwu lub wycofania zgody;
e) ustalenia, obrony i dochodzenia ewentualnych roszczeń, które mogą powstać w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO: prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest konieczność ochrony i realizacji swoich praw);
f) wykonywania obowiązków związanych z egzekucją roszczeń (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO: obowiązek nałożony na Administratora przez Kodeks postępowania cywilnego i ustawę o postępowaniu egzekucyjnym w administracji4);
g) zapewnienia Państwu właściwej obsługi posprzedażowej, w tym udzielania informacji, które są potrzebne do uzyskania wymaganych certyfikatów bezpieczeństwa oraz prawidłowej eksploatacji rusztowań (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit. f) RODO: prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest zapewnienie satysfakcjonującej obsługi Klienta i udzielenie mu pomocy w trakcie używania zakupionych produktów);
h) przesyłania newslettera, jeśli podali Państwo swój adres e-mail na stronie internetowej (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);
i) odpowiedzi na Państwa pytania przesłane za pomocą formularza kontaktowego dostępnego na stronie internetowej (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO).

Objaśnienie podstaw prawnych na jakich Administrator przetwarza dane osobowe:

  • • art. 6 ust. 1 lit. a) RODO: Administrator przetwarza dane, ponieważ wyrazili Państwo na to zgodę przez oświadczenie lub inne działanie;
  • • art. 6 ust. 1 lit. b) RODO: Administrator przetwarza dane, gdyż jest to konieczne do zawarcia i prawidłowego wykonania umowy lub do wykonania czynności na Państwa życzenie przed jej zawarciem (np. przygotowanie oferty);
  • • art. 6 ust. 1 lit. c) RODO: przetwarzanie danych jest niezbędne do tego, aby Administrator mógł wykonać obowiązki, które na niego nakłada prawo;
  • • Administrator przetwarza dane, ponieważ jest to niezbędne do osiągnięcia jego interesu, który jest uzasadniony i zgodny z prawem.

3. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i wykonywania umów, wystawienia dokumentów księgowych oraz rozpatrzenia reklamacji. Bez podania niezbędnych danych nie jest możliwe zawarcie lub wykonanie umowy, a także złożenie reklamacji. W pozostałym zakresie podanie danych nie jest wymagane.

4. Planowany okres przechowywania Państwa danych.
4.1. Państwa dane osobowe przekazane w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy będą przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń, które mogą wyniknąć z zawartej umowy, ale nie krócej niż 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku (ze względu na przepisy podatkowe i rachunkowe).
4.2. W przypadku zakupu rusztowań Państwa zamówienie i dane w nim zawarte będą przechowywane przez okres wskazany w punkcie powyżej oraz przez kolejne 10 lat, chyba że wcześniej zgłoszą Państwo sprzeciw.
4.3. Dane przetwarzane na podstawie Państwa zgody będą przechowywane do czasu jej wycofania, a w przypadku formularza kontaktowego nie dłużej niż 3 miesiące liczone od zakończenia korespondencji prowadzonej w związku z przesłanym zapytaniem.

5. Odbiorcy Państwa danych.
Administrator przekaże Państwa dane następującym kategoriom odbiorców:
a) przewoźnikom i kurierom;
b) podwykonawcom;
c) podmiotom świadczącym usługi hostingowe, usługi prawne oraz księgowe (przetwarzającym dane na podstawie umowy z Administratorem);
d) bankom;
e) urzędom skarbowym i organom publicznym zgodnie z obowiązującym prawem.

6. Państwa uprawnienia.
Przysługuje Państwu:
a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO) – mają Państwo prawo uzyskać od Administratora potwierdzenie, czy przetwarza on Państwa dane, otrzymać szczegółowe informacje na temat ich przetwarzania i przysługujących w związku z tym uprawnień, a także uzyskać dostęp do tych danych; mają też Państwo prawo otrzymać kopię swoich danych, które przetwarza Administrator (pierwsza kopia jest bezpłatna);
b) prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) - mogą Państwo żądać od Administratora poprawienia swoich danych, jeśli są one nieprawdziwe, lub ich uzupełnienia, jeśli są niekompletne;
c) prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – jeśli uważają Państwo, że nie ma podstaw, aby Administrator przetwarzał Państwa dane, mogą Państwo zażądać ich usunięcia (zgodnie z art. 17 RODO prawo to przysługuje m.in. wtedy, kiedy dane nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane, złożyli Państwo skuteczny sprzeciw lub wycofali zgodę i nie ma innej podstawy przetwarzania danych);
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO) – w przypadku ograniczenia przetwarzania danych Administrator może przechowywać Państwa dane oraz wykonywać czynności, na które wyrażą Państwo zgodę bądź np. takie, które są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych przysługuje Państwu w przypadkach, kiedy:
• uważacie Państwo, że Wasze dane są nieprawidłowe;
• przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, ale nie chcecie Państwo, żeby zostały one usunięte;
• Administrator nie potrzebuje już Państwa danych, ale są one Państwu potrzebne do dochodzenia, ustalenia lub obrony roszczeń lub
• wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych.
e) prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) - dane przetwarzane na podstawie zgody lub w związku z zawartą umową (czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub b) RODO) mają Państwo prawo otrzymać w standardowym formacie możliwym do odczytania na komputerze i mogą je Państwo przesłać innemu administratorowi danych albo wskazać podmiot, któremu Administrator ma bezpośrednio przekazać te dane, jeśli jest to technicznie możliwe.
f) prawo do wycofania zgody – w sytuacjach, kiedy Administrator przetwarza Państwa dane na podstawie zgody (czyli art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), mogą ją Państwo w każdym momencie wycofać; wycofanie zgody nie ma jednak wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
g) prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)
Sprzeciw ze względu na szczególną sytuację – mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach, kiedy Administrator przetwarza Państwa dane na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu (czyli art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). W sprzeciwie powinni Państwo opisać szczególną sytuację, która - Państwa zdaniem – uzasadnia jego wniesienie. Konsekwencją złożenia przez Państwa sprzeciwu będzie zaprzestanie przetwarzania danych przez Administratora w zakresie, którego sprzeciw dotyczył, chyba że podstawy, na jakich Administrator przetwarza dane, są nadrzędne wobec Państwa praw lub interesów wskazanych w sprzeciwie albo dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Sprzeciw wobec działań marketingowych – jeśli dane są wykorzystywane dla celów marketingowych sprzeciw nie wymaga uzasadnienia, a w razie jego wniesienia Administrator przestanie przetwarzać Państwa dane w tych celach.

7. Jak można skorzystać z przysługujących Państwu praw?
Jeśli chcą Państwo skorzystać z wymienionych praw, wystarczy skontaktować się w tej sprawie z Administratorem osobiście w jego siedzibie albo wysyłać żądanie pocztą tradycyjną lub na podany adres e-mail. Administrator może prosić o dodatkowe informacje niezbędne do Państwa identyfikacji i spełnienia żądania. Możliwość realizacji niektórych praw jest uzależniona od podstawy, na jakiej Administrator przetwarza dane.

8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Jeśli uważają Państwo, że Administrator przetwarza Państwa dane niezgodnie z prawem, przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, czyli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zachęcamy jednak do wcześniejszego kontaktu z Administratorem w celu szybkiego wyjaśnienia i załatwienia sprawy.

Dane kontaktowe polskiego organu nadzorczego:
Urząd Ochrony Danych Osobowych; ul. Stawki 2, 00-913 Warszawa
www.uodo.gov.pl; tel.: 22 531 03 00

9. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje.
W oparciu o Państwa dane osobowe Administrator nie będzie podejmował wobec Państwa zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.

2 PLETTAC DISTRIBUTION sp. z o.o. z siedzibą w Ostrzeszowie, ul. T. Kościuszki 31, 63-500 Ostrzeszów, której akta przechowywane są przez Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, nr KRS: 0000207814, NIP: 8211649055, kapitał zakładowy: 2.300.000 zł.

Przywołane przepisy prawa:
1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
3 W szczególności art. 106b, 106e 190 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług, art. 193a ustawy z dnia 29 sierpnia 1993 Ordynacja podatkowa oraz art. 10, 20 i 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
4 Przede wszystkim art. 910 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego oraz art. 89 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.